水産仲卸の締日｜相手の締日で、請求の期間がずれる

請求書をまとめるとき、自社では月末で切りたくなります。伝票を8月分の束にして、まとめて出します。ところが相手は、20日締め、15日締め、都度、と締日が違います。同じ8月の納品でも、「今月の請求」に入る分と「次の請求」に入る分が割れます。自社の月末締めを早くする確認は、月末締めを早くするために見直す5つの確認項目で扱っています。この記事で見るのは、その束の切れ目です。相手の締日で、請求の期間がなぜずれるかです。

人が雑だから割れるのではありません。切る日が、相手ごとに違います。自社のカレンダーと、相手のカレンダーが最初から同じではありません。よく出す相手の締日が分かっているだけでも、出す束の割れ方は安定します。全件の表を先に作る必要はありません。まずは、よく出す相手からで足ります。記憶だけに置かないことです。

同じ納品でも、相手の締日をまたぐと期間が割れる

相手が20日締めなら、請求の期間は「前の締めの翌日から、今回の締日まで」です。7月21日から8月20日までが、8月20日締めの請求です。8月21日から9月20日までが、次の請求です。

数字で見ます。8月18日に4万円を納品し、8月21日に3万円を納品したとします。自社が月末で切ると、7万円はどれも「8月分」です。相手の20日締めで見ると、18日の4万円は8月20日締めの請求に入り、21日の3万円は次の請求に入ります。合計7万円は同じでも、相手が受け取る請求の期間は二つに割れます。

15日締めでも同じです。8月14日の2万円は8月15日締めの請求、8月16日の2万5千円は次の請求です。自社の8月分の束に両方を入れると、相手から見ると期間が違います。

判断のポイントは、月の名前で切らないことです。「8月に納品したから8月分」ではありません。その相手の締日をまたいだかどうかです。

自社月末の束を、そのまま出さない

20日締めの相手に、8月1日から8月31日までの束をそのまま出すと、21日以降の納品が、相手の今の請求に混ざります。相手は「まだ次の期間」と思っている行を、今の請求で受け取ります。金額の確認が、電話のたびにずれます。

自社の月末作業は、事務所の中の区切りです。請求書の期間は、相手の締日の区切りです。二つの日付を同じものとして扱わないことが先です。伝票の回収や入力の順番は、月末締めの記事の範囲です。こちらでは、出す期間そのものを見ます。

締日をまたいだ納品を、同じ請求に入れない

締日の前後に、追加の納品が入ることがあります。20日の夜に届いた分を、21日の朝の控えに書くこともあります。日付が一日ずれると、今の請求と次の請求の境が動きます。合計を合わせてから分けると、境が見えません。納品日を先に見て、今に入れるか、次に送るかを決めます。

通帳の1行をどの請求に付けるかは、水産仲卸の入金確認｜通帳の1行を、どの請求に当てるかの話です。こちらは、付ける前の切れ目です。期間が違えば、同じ入金でも、あとから当てる先が変わります。

切れ目が見えなくなる理由

ずれは、締日を忘れることより、切る単位を一つにしていることで起きます。

相手の締日が、担当者の記憶だけにあります

「あの店は20日」「あっちは都度」が、書く人の頭の中にあります。休んだ日や、代わりに請求を出した日に、自社月末の束がそのまま出ます。締日は、請求の控えの近くに一行あれば足ります。全得意先の一覧を先に作る必要はありません。よく出す相手からで足ります。

月の束と、相手の期間を同じものとして見ています

事務所では、8月分のフォルダ、8月分のExcel、8月分の合計があります。相手は、8月20日までの期間と、8月21日からの期間を別の請求として見ています。フォルダの名前が「8月」だと、21日の納品も同じ束に入ります。見る単位を、月ではなく、その相手の締日にそろえます。

請求書を出す前の漏れは、市場の請求漏れを防ぐチェックリストで扱っています。漏れを見る前に、出す期間が相手の締日で切れているかを見ます。期間が違う束を足しても、漏れの確認にはなりません。

先に見るもの

確認は、自社の月末締めの項目を増やす作業ではありません。よく出す相手の、今の納品だけを見ます。見るものは、次の三つです。

1. その相手の締日は何日か
2. この納品は今の請求に入れるか、次に送るか
3. 自社月末の束を、そのまま出していないか

判断のポイントは、合計を先に合わせることではありません。その行が、相手のどの期間に入るかです。20日締めなら、20日までの納品と、21日以降の納品を分けます。都度なら、その都度の切れ目を一行書きます。この三つが揃ってから、請求書の合計は後で足せます。

得意先ごとの残を追う話には入りません。残は、期間が切れたあとの数字です。切れ目が違うと、残の話もずれます。まずは期間です。残の数字は、切れ目が揃ってから見ます。

小さく始めるなら

全得意先の締日マスタも、自社月末のチェック項目の追加も、あとです。まずは、よく出す相手だけを見ます。

1. よく出す相手の締日を、請求の控えの近くに一行書きます。
2. 今日の納品を見て、今の請求に入れるか、次に送るかを決めます。
3. 締日をまたぐ行は、同じ請求に入れないで、次の束へ分けます。
4. 自社月末の束を出す前に、相手の締日と違う行がないかを見ます。
5. 都度の相手は、切れ目をその都度一行残します。覚えだけで切らないようにします。

この五つのあとで、同じ納品でも、相手の期間に沿って割れます。自社の月末は、事務所の作業日として残して構いません。出す請求の期間だけ、相手の締日にそろえます。

相手ごとの締日と請求期間の切れ目を揃えたい場合は、紙やExcelを残したまま、現状の流れを一緒に確認できます。お問い合わせから、課題整理としてご相談ください。

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