水産仲卸の納品書｜納品書に書いた数量・単価と、あとから出す請求がずれるとき、何を正とするか

納品のときに書いた控えと、あとから出す請求は、同じ取引でも数字がずれることがあります。売場の控えと事務所の冊が別である話は、水産仲卸の帳場｜控えと事務所の数字が、閉場後に合わない理由で扱っています。あちらは帳場の二冊です。この記事で見るのは、納品時点の控えと、今出す請求の差分です。納品書に書いた数量・単価と、あとから出す請求がずれるとき、何を正とするかです。

納品時点の控えと、今出す請求の差分を残す、です。人が雑だからずれるのではありません。納品のときに書いた行と、今出す請求の行は、別の欄です。片方に寄せると、どこが違ったかが見えなくなります。

納品書に書いた数量・単価と、あとから出す請求がずれるとき、何を正とするか

納品書に書いた数量・単価と、あとから出す請求がずれるとき、何を正とするか、がこの作業です。正とするのは、今出す請求の数字だけではありません。納品時点の控えに書いた数量・単価を隣に置き、ずれた分を差分の行にします。請求の数字で控えを上書きしません。

数字で見ます。納品時点の控えは、数量4.6kg、単価1,720円、金額7,912円です。4.6×1,720＝7,912です。今出す請求が、数量5.0kg、単価1,720円、金額8,600円なら、5.0×1,720＝8,600です。7,912円は納品控えの行です。8,600円は今出す請求の行です。同じ取引でも、欄は別です。差の0.4kgは5.0−4.6です。差の688円は8,600−7,912です。0.4×1,720＝688です。688円は差分の行です。請求の8,600円に足し込む数字ではありません。

単価がずれるときも、数字で見ます。控えが4.6kg、1,720円のまま7,912円で、今出す請求が4.6kg、1,800円なら、4.6×1,800＝8,280円です。差の単価は80円です。1,800−1,720＝80です。差の金額は368円です。8,280−7,912＝368です。4.6×80＝368です。368円は単価の差分です。先の688円（数量の差分）とは別の行です。368円を688円に足しません。

判断のポイントは、納品書の用紙の形を決めることではありません。指定伝票のレイアウトには入りません。自店で、納品時点の控えと今出す請求が、同じ取引の二つの行として見えるようにします。日付が食い違う話は、水産仲卸の伝票日付｜取引した日と、伝票に書いた日と、届けた日がずれるとき、どれを残すかにあります。あちらは日付の食い違いです。こちらでは、数量と単価だけを見ます。返品で物が戻る話にも、出荷あとで口頭の値が変わる話にも、計ってから単価が決まる話にも寄せません。仕入側の仕切と仕入帳の突合にも入りません。見るのは、売った側の納品控えと、今出す請求です。

今出す請求で、控えを上書きしない

今出す請求の8,600円を、納品時点の控えに書き写すと、控えの7,912円が見えなくなります。控えの7,912円に合わせて請求を直す必要も、この記事では先にしません。先に残すのは、二つの行と、差分の688円です。残すのは差分の記録です。請求をなかったことにする話ではありません。

数量の差と、単価の差を、一つの差額にしない

数量の差0.4kg（688円）と、単価の差80円（368円）は、ずれ方が違います。一つの「差額」にまとめると、あとからどちらが残っているか分かりません。納品控えの行、今出す請求の行、差分の行は、三つに分けます。

別の納品も数字で置きます。控えが3.1kg、単価2,050円なら、3.1×2,050＝6,355円です。今出す請求も3.1kg、2,050円、6,355円なら、差分は0です。前の7,912円と、この6,355円は別の納品です。二つの控えを足した1万4,267円を、今出す請求の一行にまとめません。

納品時点の控えと、今出す請求の差分が、一行見えるか

納品時点の控えと、今出す請求の差分が、一行見えるか、が最後の確認です。今出す請求の8,600円だけが合っていても、控えの7,912円が見えなければ、差分は見えていません。688円が見えても、数量の差なのか単価の差なのかがなければ、一行としては足りません。

見るものは、次の三つです。文言は図と同じです。

1. 納品時点の控えと、今出す請求の差分を残す
2. 納品書に書いた数量・単価と、あとから出す請求がずれるとき、何を正とするか
3. 納品時点の控えと、今出す請求の差分が、一行見えるか

判断のポイントは、紙の枚数ではありません。納品時点の控え4.6kg・1,720円・7,912円と、今出す請求5.0kg・1,720円・8,600円と、差分0.4kg・688円が並んでいるかです。8,600円だけが見えると、差分は見えていません。控えを8,600円に書き換えても、差分は見えていません。6,355円の納品は、この行には置きません。

値引きや返品の、次の期間の請求には入りません。見るのは、納品時点の控えと、今出す請求です。例外伝票のステータスにも入りません。

小さく始めるなら

全得意先の納品書マスタも、指定伝票の揃えも、あとです。まずは、今日ずれた一枚だけを見ます。

1. 納品時点の控えの、数量、単価、金額を書き出します。4.6kg、1,720円、7,912円です。
2. 今出す請求の、数量、単価、金額を横に置きます。
3. 数量が違うか、単価が違うかを、別の行で見ます。
4. 差分の計算を置きます。0.4×1,720が688かです。
5. 請求の数字で控えを上書きしません。二つの行と、差分の行を残します。

この五つのあとで、ずれた数量・単価は、差分の行で見えます。片方の数字に寄せる作業からは、離れます。

納品控えと請求の差分の残し方を揃えたい場合は、紙やExcelを残したまま、現状の流れを一緒に確認できます。お問い合わせから、課題整理としてご相談ください。

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