水産仲卸の仮払い｜買い回りや急ぎの仕入のために従業員へ現金を先に渡したとき、仕入や経費と何を分けて残すか

場内を回って急ぎの品を買うとき、従業員に店の現金を先に渡して、買ってきてもらうことがあります。渡したのは自社で、受け取ったのは従業員です。従業員はそのお金で仕入先に代金を払い、使わなかった分を自社に戻します。帳面を開くと、渡した額がそのまま渡した日の仕入に入っていたり、仕入の行だけが書かれて、いくら渡していくら戻ったのかが書かれていなかったりします。場内で買った目方と仕入値のメモが仕入帳に落ちるかどうかは、水産仲卸の買い回り｜場内を回って買った目方と仕入値は、誰のメモのまま終わっているかです。あちらは何を買ったかの記録の話で、ここでは買う前に渡すお金の側を見ます。得意先の代わりに運賃や他店の品代を払ったときは、水産仲卸の立替金｜得意先の代わりに運賃や他店の品代を払ったとき、自社の売上と何を分けて残すかです。立替金は得意先のために払うお金で、仮払いは自社の仕入のために自社の従業員へ渡すお金です。品が届く前に卸や荷主へ代金を先に払ったときは、水産仲卸の前払い｜品が届く前に卸や荷主へ代金を先に払ったとき、買掛の支払いと何を分けて残すかです。前払いは自社が仕入先に払うお金で、仮払いを渡した時点では、仕入先にはまだ何も払っていません。同じ得意先で現金と掛けが混ざるときは、水産仲卸の現金掛売｜同じ得意先で現金と掛けが混ざるとき、何を分けて残すかです。得意先から受け取るお金の話には入りません。一日の現金が合わないときの原因は、一日の会計を締めたら合わない。市場の現金差異はなぜ起きるのかです。現金の過不足の話には広げません。この記事で見るのは、買い回りや急ぎの仕入のために従業員へ現金を先に渡したとき、仕入や経費と何を分けて残すかです。

仮払いした時点では仕入にも経費にも入れず、誰に、いくら、何のために渡したか、いつ精算したか、使った額と戻った残りはいくらか、の三つを分けて残す、です。人が雑だから混ざるのではありません。渡した人も受け取った人も、何を買いに行くのか分かっているので、渡した額をそのまま仕入と書いておけば足りると思っています。けれども、渡した額と、仕入先に実際に払った額は、たいてい同じではありません。渡した時点では、まだ何も買っていません。仕入に入るのは、従業員が仕入先に払った分だけで、その額が分かるのは精算したときです。渡したお金は、精算するまでは、従業員が自社のために預かっている自社のお金です。

買い回りや急ぎの仕入のために従業員へ現金を先に渡したとき、仕入や経費と何を分けて残すか

買い回りや急ぎの仕入のために従業員へ現金を先に渡したとき、仕入や経費と何を分けて残すか、がこの作業です。見るのは、渡す額の決め方や、渡してよいかどうかではありません。自社の帳面で、渡した時点の仮払いの行と、精算した時点の仕入の行と戻った残りが、別々に読めるかです。渡した人が「村瀬さんに買い回りの分を渡した」と覚えていても、帳面に書かれていなければ、その人が休んだ日には誰にも分かりません。

数字で見ます。2026-07-22の朝、自社は買い回り担当の村瀬さんに、場内の仲卸の丸吉でカワハギを買ってくるための現金として、仮払額35,000円を渡しました。お金の向きは、自社から村瀬さんです。この時点で、帳面に残すのは仮払いの行です。仮払いの行には、2026-07-22、村瀬さん、仮払額35,000円、丸吉でカワハギを買うため、と書きます。まだ何も買っていないので、仮払額35,000円は、仕入にも経費にも入れません。

村瀬さんはその日のうちに丸吉でカワハギ1箱を買い、預かった現金から、使った額（仕入に回った額）31,650円を丸吉に払いました。お金の向きは、村瀬さんから丸吉です。村瀬さんは丸吉から、払った額が書かれた書付を受け取りました。

精算したのは、翌日の2026-07-23です。村瀬さんは丸吉の書付を自社に渡し、使わなかった現金を自社に戻しました。お金の向きは、村瀬さんから自社です。戻った残りは、仮払額35,000円から使った額31,650円を引いて、35,000−31,650＝3,350円です。検算すると、使った額31,650円と戻った残り3,350円を足して、31,650＋3,350＝35,000円で、仮払額35,000円と合います。

精算した時点で、帳面に書くものは二つです。一つめは仕入の行で、丸吉、カワハギ1箱、使った額31,650円、買った日2026-07-22、と書きます。仕入に入れるのは、この使った額31,650円だけです。二つめは、仮払いの行への書き添えで、精算した日2026-07-23、使った額31,650円、戻った残り3,350円、「精算済み」と書きます。仮払いの行は消しません。戻った残り3,350円は、村瀬さんから受け取って店の現金に戻し、売上にも仕入にも入れません。会計上の扱いは税理士に確認してください。

判断のポイントは、仮払いの決まりの作り方や、従業員にどう渡すかではありません。買い回りのメモ、立替金、前払い、現金掛売、現金の過不足の話にも入りません。見るのは、渡した時点の仮払額と、精算した時点の使った額と戻った残りを混ぜず、誰に何のために渡したか、いつ精算したか、いくら使っていくら戻ったかが、自社の帳面で読めることです。

仮払額を、渡した日の仕入に入れない

悪い例を一つ見ます。2026-07-22に村瀬さんへ現金を渡した時点で、自社の事務が、仮払額35,000円を丸吉からのカワハギの仕入として書いてしまったとします。店の現金から出た額と、書いた仕入の額は合います。けれども、丸吉に払われたのは使った額31,650円で、35,000円ではありません。丸吉の書付と仕入の行を突き合わせると、額が合いません。精算した日に戻った残り3,350円を店の現金に戻したとき、その戻った残り3,350円がどこから来たお金なのか、帳面からは読めません。渡した日に書くのは仮払いの行だけにして、仕入の行を書くのは、精算して使った額が分かってからです。

使った額だけを仕入に書いて、仮払いの行を立てずに済ませない

逆に、精算した日に、使った額31,650円だけを仕入に書いて、仮払いの行を立てないままにしたとします。仕入の行と丸吉の書付は合います。けれども、2026-07-22に店の現金から仮払額35,000円が出たことも、2026-07-23に戻った残り3,350円が店の現金に戻ったことも、帳面のどこにも出てきません。店の現金を数えた人には、2026-07-22に仮払額35,000円が出て、2026-07-23に戻った残り3,350円が入ったことの理由が読めません。精算が終わるまでの間、村瀬さんが自社の現金を預かっていたことも分かりません。使った額を仕入に書くときも、仮払いの行は残したまま、精算した日と戻った残りを書き添えます。

仮払額・精算した日・使った額と戻った残りが、別の行で見えるか

仮払額・精算した日・使った額と戻った残りが、別の行で見えるか、が最後の確認です。仕入の行と仕入先の書付が合っていても、仮払いの行に村瀬さんと何のためかが書かれていなければ、誰が何のためにお金を預かっていたのか読めません。精算した日がなければ、仮払いがまだ続いているのか、もう終わったのか分かりません。使った額と戻った残りがなければ、仮払額のうちいくらが仕入に回り、いくらが店の現金に戻ったのか、あとで見た人には分かりません。

見るものは、次の三つです。文言は図と同じです。

1. 誰に、いくら、何のために渡したか
2. いつ精算したか
3. 使った額と戻った残りはいくらか

例では、帳面に、仮払いの行として2026-07-22、村瀬さん、仮払額35,000円、丸吉でカワハギを買うため、があり、そこに精算した日2026-07-23、使った額31,650円、戻った残り3,350円、「精算済み」が書き添えてあり、別に、仕入の行として丸吉、カワハギ1箱、使った額31,650円があるかです。判断のポイントは、仕入の額が書付と合うかどうかではありません。渡したお金、精算した日、使った額と戻った残りが、仕入の行と別の行で読めるかです。

小さく始めるなら

仮払いの決まりづくりも、過去の仮払いの洗い出しも、あとです。まずは、いま従業員に渡している仮払い一件だけを置きます。

1. 渡した時点で、仮払いの行を立てます。例なら、2026-07-22、村瀬さん、仮払額35,000円、丸吉でカワハギを買うため、です。この時点では仕入にも経費にも入れません。
2. 精算した時点で、仕入の行を書きます。例なら、丸吉、カワハギ1箱、使った額31,650円、買った日2026-07-22です。
3. 同じ時点で、戻った残りを店の現金に戻します。例なら、戻った残り3,350円です。
4. 検算します。使った額31,650円と戻った残り3,350円を足すと、31,650＋3,350＝35,000円で、仮払額35,000円と合います。
5. 仮払いの行は消さずに、精算した日、使った額、戻った残り、「精算済み」を書き添えます。例なら、精算した日2026-07-23、使った額31,650円、戻った残り3,350円です。

この五つで、村瀬さんへの仮払いは、誰に何のために渡したか、いつ精算したか、使った額と戻った残りが、仕入の行とは別の行で読めるようになります。

従業員に渡すお金や仕入の残し方を揃えたい場合は、紙やExcelを残したまま、現状の流れを一緒に確認できます。お問い合わせから、課題整理としてご相談ください。

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