水産仲卸の棚卸｜棚卸で帳簿と実在庫がずれたとき、何を分けて残すか

月末に冷蔵庫と店の品を数えると、帳面に書いてある数量と、実際にある数量が合わないことがあります。あとで帳面を開くと、合わなかった分が、前日に捨てた分や、届けられなかった分や、得意先から預かっている品の出し入れと同じ並びに書かれていて、どれが数えてずれた分なのか分からないことがあります。売れ残って捨てた分を帳面のどこで落とすかは、水産仲卸の廃棄｜売れ残って捨てた分を、帳面のどこで落とすかです。廃棄の落とし方ではありません。注文した品が足りないときの残し方は、水産仲卸の欠品｜注文した品が足りないとき、何を残すかです。欠品の記録ではありません。得意先の品を預かっているときの分け方は、水産仲卸の預かり在庫｜得意先の品を預かっているとき、自社在庫と何を分けて残すかです。預かり在庫の分け方ではありません。委託冷蔵庫の在庫表と自社の帳面を突き合わせる話は、水産仲卸の冷蔵庫｜委託冷蔵庫の在庫表と自社の帳面は同じ数字を見ているかです。置き場の突き合わせではありません。セリではなく相対で売ったときの約定は、水産仲卸の相対｜セリではなく相対で売ったとき、何を約定として残すかです。相対の約定ではありません。加工で形が変わる話は、1匹で仕入れたタイは、1匹のまま売れるとは限らないです。歩留まりや分荷後の数量、加工の話にも入りません。どれも近い場所にありますが、ここでは深掘りしません。今回は棚卸差異だけです。この記事で見るのは、どれでもありません。棚卸で帳簿と実在庫がずれたとき、何を分けて残すかです。

棚卸差異を、廃棄・欠品・預かり在庫の減と混ぜない、です。差異は差異として、数えた日・品目・帳簿数量・実数・差の行で残す、です。人が雑だから混ざるのではありません。棚卸の日は、前日の廃棄、当日の欠品、預かり品の出し入れが同じ冷蔵庫の前で起きるので、合わない分をひとまとめに書くと見分けがつかなくなります。帳簿数量は、帳面の上で今あるはずの数量です。実数は、その日に冷蔵庫と店で数えた数量です。差は、実数から帳簿数量を引いた結果です。廃棄は、捨てた日と理由と数量が分かっている減りで、廃棄の行です。欠品は、受注に対して届けられなかった分で、欠品の行です。預かり在庫の減は、得意先の品が出ていった分で、預かり在庫の行です。どれも棚卸差異ではありません。棚卸差異を廃棄の行に書くと、捨てていない分まで捨てたように見えます。廃棄を棚卸差異に足すと、理由の分かっている減りが、理由の分からないずれに見えます。現場で困るのは、あとで「あの日のブリはなぜ合わなかったのか」と聞かれたときに、差の数字だけが残っていて、帳簿数量と実数と、ほかの行との境目が残っていないことです。

棚卸で帳簿と実在庫がずれたとき、何を分けて残すか

棚卸で帳簿と実在庫がずれたとき、何を分けて残すか、がこの作業です。見るのは、ずれの原因探しでも、数え方の上手下手でもありません。数えた日・品目・帳簿数量・実数・差が一行に揃っていて、その行が廃棄・欠品・預かり在庫の行と別になっているかです。帳場が「ブリは少し足りなかった」と覚えていても、事務の帳面に帳簿数量と実数が残っていなければ、あとからその足りない分は、廃棄にも欠品にも見えます。

数字で見ます。例Aです。数えた日は2026-10-07、品目はブリです。前日に、売れ残ったブリを0.9kg捨てています。この0.9kgは廃棄の行で、すでに帳簿から落としてあります。その後の帳簿数量が23.5kgです。23.5kgは帳簿数量で、実数ではありません。帳面の上で、今あるはずの数量です。2026-10-07に冷蔵庫と店のブリを計ると、21.7kgでした。21.7kgは実数で、帳簿数量ではありません。差は、21.7−23.5＝−1.8kgです。−1.8kgは、棚卸差異の行に置きます。検算は、23.5−1.8＝21.7で合います。

ここで、0.9kgと−1.8kgの役割を分けます。0.9kgは廃棄の行です。捨てた日と理由と数量が分かっている減りで、帳簿数量23.5kgを出す前に、もう帳簿から落としてあります。−1.8kgは棚卸差異の行です。帳簿数量と実数を比べて、初めて出てきたずれです。廃棄0.9kgを差異に足して−2.7kgにしません。足すと、帳簿からすでに落とした0.9kgを、もう一度落とすことになります。差異1.8kgを廃棄の行に寄せて、廃棄を2.7kgと書くこともしません。寄せると、捨てていない1.8kgまで捨てたように見えます。

例Bも置きます。数えた日は同じ2026-10-07、品目は冷凍エビ（箱）です。帳簿数量は34箱です。34箱は帳簿数量で、実数ではありません。数えると36箱でした。36箱は実数で、自社分だけを数えた数です。差は36−34＝+2箱で、棚卸差異の行です。検算は34+2＝36で合います。同じ置き場の棚には、得意先から預かっている冷凍エビが6箱あります。この6箱は預かり在庫の行で、自社の実数には入れません。預かり6箱を足して実数を42箱にしません。42箱と書くと、得意先の品が自社の実数に見え、差も+8箱に見えてしまいます。差+2箱を、預かり在庫の減や増として扱うこともしません。預かり在庫の行は得意先の品の出し入れを書く行で、自社分を数えて出たずれとは役割が違います。

同じ日に、当日の受注に対して届けられなかった冷凍エビが3箱あったとします。欠品3箱は欠品の行です。受注に対して届けられなかった分で、棚卸差異ではありません。差+2箱と欠品3箱を相殺して「1箱足りない」という一行にまとめることもしません。欠品は得意先との受注の話で、棚卸差異は帳簿数量と実数の話です。

例Aの差−1.8kgと例Bの差+2箱を足して、一行にまとめません。kgと箱で単位も違い、品目も別です。足した数字には、数えた日も品目も帳簿数量も実数も残りません。差は品目ごとに、数えた日・品目・帳簿数量・実数・差の行で別々に置きます。

判断のポイントは、棚卸のやり方をどう説明するかではありません。差が出た理由を、この場で断定することもしません。廃棄・欠品・預かり在庫・冷蔵庫・相対の再説にも、加工や歩留まりの話にも入りません。見るのは、棚卸差異を、廃棄・欠品・預かり在庫の減と混ぜないことです。数えた日・品目・帳簿数量・実数・差が一行に揃い、廃棄・欠品・預かり在庫の行がそれぞれ別にあれば足ります。それ以外の行は、この記事では扱いません。

棚卸差異を、廃棄の行に寄せない

数えて足りないと、前日に捨てた分の続きだろうと考えて、廃棄の行に書き足したくなります。例Aで、差の1.8kgを廃棄の行に寄せると、廃棄は0.9kgではなく2.7kgに見えます。捨てた日も理由も分かっているのは0.9kgだけなのに、残りの1.8kgまで同じ理由で捨てたように読めてしまいます。逆に、廃棄0.9kgを棚卸差異に足して−2.7kgと書くと、帳簿数量23.5kgを出す前に落としてある0.9kgを、二度落とすことになります。検算も23.5−2.7＝20.8で、実数の21.7kgと合わなくなります。0.9kgは廃棄の行、−1.8kgは棚卸差異の行です。行の名前を入れ替える話でもありません。理由の分かっている減りと、数えて初めて出たずれを、同じ行にしないということです。

預かり在庫や欠品の行で、差を埋めない

差が出ると、近くにある別の数字で埋めて、合ったことにしたくなります。例Bで、預かりの6箱を自社の実数に足すと42箱になり、帳簿数量34箱との差は+8箱に見えます。6箱は得意先の品で、預かり在庫の行です。自社の実数は36箱で、差は+2箱です。+2箱を「預かりが2箱減った」「預かりが2箱増えた」と読み替えて、預かり在庫の行に書くこともしません。預かり在庫の行の数は、得意先の品の出し入れから出る数で、自社分を数えたずれとは別です。欠品も同じです。欠品3箱は欠品の行です。差+2箱で欠品3箱を埋めたことにはしません。差+2箱と欠品3箱を相殺して、どちらかの行をなくすこともしません。棚卸差異の行と、預かり在庫の行と、欠品の行は、並んだままです。

棚卸差異・廃棄・欠品・預かり在庫の減が、別の行で見えるか

棚卸差異・廃棄・欠品・預かり在庫の減が、別の行で見えるか、が最後の確認です。差の−1.8kgだけが書いてあっても、数えた日が2026-10-07で、品目がブリで、帳簿数量が23.5kg、実数が21.7kgだと見えなければ、棚卸差異の行にはなっていません。−1.8kgが廃棄の行にあると、棚卸差異は廃棄に混ざっています。冷凍エビの実数が42箱と書いてあると、預かり在庫が自社の実数に混ざっています。

見るものは、次の三つです。文言は図と同じです。

1. 棚卸差異を、廃棄・欠品・預かり在庫の減と混ぜない
2. 棚卸で帳簿と実在庫がずれたとき、何を分けて残すか
3. 棚卸差異・廃棄・欠品・預かり在庫の減が、別の行で見えるか

例Aでは、数えた日2026-10-07・品目ブリ・帳簿数量23.5kg・実数21.7kg・差−1.8kgの行と、前日の廃棄0.9kgの行が、別の行で並んでいるかです。−1.8kgは棚卸差異の行で、0.9kgは廃棄の行です。二つを足して−2.7kgの一行にしません。例Bでは、数えた日2026-10-07・品目冷凍エビ（箱）・帳簿数量34箱・実数36箱・差+2箱の行と、預かり在庫6箱の行と、欠品3箱の行が、別の行で並んでいるかです。実数36箱は自社分だけを数えた数で、42箱にはしません。例Aの−1.8kgと例Bの+2箱も、足して一行にしません。判断のポイントは、帳面の行数ではありません。理由の分かっている減り、得意先の品、届けられなかった分、数えて出たずれが、役割の違う行で並んでいるかです。

棚卸の制度や税務の説明には入りません。在庫の仕組みの作り替えにも入りません。見るのは、その日に数えた品目の、帳簿数量と実数と差です。

小さく始めるなら

全品目の棚卸表も、帳面の作り替えも、あとです。まずは、今日数えた品目を一つだけ置きます。

1. 数えた日・品目・帳簿数量・実数・差の行を一本作ります。例Aなら、2026-10-07、ブリ、帳簿数量23.5kg、実数21.7kg、差は21.7−23.5＝−1.8kgです。この行が棚卸差異の行です。
2. 帳簿数量を出す前に落とした廃棄を、別の行で確かめます。例Aなら、前日の廃棄0.9kgは廃棄の行です。23.5kgは、0.9kgを落としたあとの帳簿数量です。0.9kgを差に足して−2.7kgにしません。
3. 実数は自社分だけを数えます。例Bなら、冷凍エビ（箱）の帳簿数量は34箱、実数は36箱で、差は36−34＝+2箱です。同じ置き場の預かり6箱は預かり在庫の行です。足して42箱にしません。
4. 欠品は欠品の行に置きます。例Bの日に届けられなかった3箱は欠品の行で、差+2箱とは相殺しません。例Aの−1.8kgと例Bの+2箱も、足して一行にしません。
5. 帳簿数量と差で検算します。23.5−1.8＝21.7、34+2＝36です。廃棄・欠品・預かり在庫の数を足し引きして合わせません。

この五つのあとで、棚卸差異は、数えて出たずれとしてだけ見えます。廃棄の行や預かり在庫の行に寄せて合ったことにする状態からは、離れます。並べる行は、棚卸差異の行と、廃棄の行と、欠品の行と、預かり在庫の行です。

棚卸差異と、廃棄・欠品・預かり在庫の行の分け方を揃えたい場合は、紙やExcelを残したまま、現状の流れを一緒に確認できます。お問い合わせから、課題整理としてご相談ください。

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